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고객사는 핀테크 기반 렌탈 결제 서비스를 운영하는 기업으로 특정 안건에 대해 주주총회를 실제로 소집하지 않고 서면결의 방식으로 의결을 진행하고자 하면서 주주총회 서면결의 동의서 및 서면결의서(안)의 적법성과 문구 정비에 대한 자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 상법 제363조의4에 따른 서면결의는 ‘주주 전원의 동의’가 필수 요건이라는 점을 전제로 동의서 문구가 전원 동의의 취지를 명확히 반영하고 있는지 여부를 점검하였습니다. 특히 단순 찬성 의사표시가 아니라 “주주총회를 실제로 개최하지 아니하고 서면결의로 갈음한다”는 점에 대한 명시적 동의가 포함되어야 절차적 하자를 방지할 수 있다는 점을 설명하였습니다.

또한 서면결의서(안)와 관련하여서는 결의 안건의 특정, 결의 내용의 명확성, 효력 발생일의 특정 여부가 향후 분쟁이나 등기 실무에서 문제가 되지 않도록 정비할 필요성을 안내하였습니다. 등기사항 변경이나 대표이사 선임·보수 결의 등 외부 제출이 예정된 사안의 경우에는 결의 문구를 보다 구체적으로 작성하는 것이 중요하다는 점을 안내하였습니다.

아울러 정관 규정과의 정합성도 함께 검토하였습니다. 정관에서 주주총회 결의 방식에 대한 별도 제한이나 요건을 두고 있는 경우, 서면결의 방식이 허용되는 범위 내에서 진행되어야 한다는 점을 설명하고 필요 시 정관 정비 여부를 병행 검토할 필요성을 안내하였습니다.

이를 통해 법무법인 민후는 고객사가 주주총회 서면결의 절차를 활용하여 신속한 의사결정을 진행하되 상법상 요건을 충족하지 못해 결의 효력이 다투어지는 상황을 방지할 수 있도록 문서 구조와 절차적 요건을 중심으로 자문을 제공하였습니다.

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