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고객사는 학교 대상 알림 서비스를 운영하는 기업으로 기관의 최고관리자가 다른 교사 계정의 메시지 발송 내역을 조회할 수 있도록 하는 기능 도입과 관련하여 개인정보보호법 위반 여부, 도입 가능 조건, 약관 및 개인정보처리방침 개정 필요성에 대해 자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 메시지 발송 내역에는 수신자의 연락처와 메시지 내용 등이 포함되어 있어 개인정보에 해당하므로 최고관리자가 다른 이용자의 발송 내역을 제한 없이 조회하도록 하는 경우 개인정보의 목적 외 이용 또는 제공에 해당하여 위법 소지가 매우 크다고 판단하였습니다.

특히 개인주소록을 통해 발송된 메시지까지 조회할 수 있도록 하는 경우, 이는 업무 범위를 벗어난 사적 통신 영역에 대한 침해로 평가될 수 있어 개인정보 자기결정권 및 통신의 비밀을 침해할 가능성이 높다고 보았습니다.

다만 업무상 필요성이 인정되는 범위 내에서는 제한적 기능 도입이 가능하며 이를 위해 ▲조회 목적을 업무 감독 및 오류 대응으로 명확히 한정하고 ▲조회 범위를 학생주소록 기반 발송 내역으로 제한하며 ▲이용자의 명시적인 사전 동의를 확보하고 ▲관리자의 접근 기록을 생성·보관하는 등의 보호조치를 반드시 갖추어야 한다고 조언하였습니다.

또한 해당 기능 도입 시에는 이용약관과 개인정보처리방침에 관리자 권한, 정보 접근 범위, 동의 절차 등을 구체적으로 명시하도록 개정이 필요하며 이용기관 내부에서도 별도의 관리 규정을 마련하여 권한 남용을 방지할 필요가 있다고 판단하였습니다.

법무법인 민후는 본 자문을 통해 고객사가 관리자 권한 확대 시 개인정보보호법과의 충돌을 예방하고 권한 범위의 목적·범위 제한, 사전 동의 확보, 접근 통제 등 필수 설계 요소를 반영하여 안전하고 법적으로 적합한 시스템 구조를 구축할 수 있도록 지원하였습니다.




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