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고객사는 어린이집 전자출결 서비스를 운영하는 기업으로 서비스 이용 수수료 변경 과정에서 이용기관의 동의를 받기 위한 전자 동의화면 설계와 계약관리 시스템 운영 방식에 관한 법률자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 수수료 변경 안내 화면의 구조와 동의 절차 적법성을 검토하였습니다. 특히 관리자 계정으로 로그인하는 경우 일정 기간 동안 변경 안내 화면을 반복 노출하는 방식은 계약조건 변경 사실을 충분히 고지하였다는 점을 입증하는 데 도움이 될 수 있다는 의견을 제시하였습니다. 다만 실제 동의 권한이 있는 관리자 계정과 일반 교직원 계정을 명확히 구분하여 운영하고 동의 또는 미동의 여부를 이용자가 직접 선택하도록 구성함으로써 묵시적 동의 논란을 방지할 필요가 있다는 의견을 제공하였습니다.

아울러 동의 진행자 정보와 전자적 증거 확보 체계에 대해서도 함께 검토를 진행하였습니다. 특히 실제 동의 버튼을 누른 담당자의 성명을 입력받는 경우에는 단순 실무 담당자가 아닌 원장 또는 권한을 위임받은 담당자라는 점을 전제로 운영할 필요가 있다고 설명하였습니다. 또한 향후 분쟁 발생 시 어떤 내용에 동의가 이루어졌는지 입증할 수 있도록 동의 일시, 계정 정보, 동의 진행자 정보뿐 아니라 당시 화면에 노출된 변경 내용 전체와 동의·미동의 선택 결과를 함께 저장하는 로그 체계를 구축하는 것이 중요하다는 의견을 제공하였습니다.

또한 이용자가 즉시 동의 여부를 결정하지 않는 경우를 대비한 안내 절차에 대해서도 검토하였습니다. 특히 ‘다음에 하기’ 기능은 허용될 수 있으나 해당 선택이 동의가 아니라는 점을 명확히 하고 향후 다시 안내가 이루어진다는 사실을 고지하는 것이 바람직하다는 의견을 제시하였습니다. 이를 통해 이용기관이 충분한 검토 기회를 제공받았다는 점을 입증하고 계약조건 변경 과정에서 발생할 수 있는 설명 부족 또는 고지 미흡에 관한 분쟁 가능성을 줄일 수 있다는 방향의 의견을 제공하였습니다.

법무법인 민후는 본 자문을 통해 고객사가 계약관리 시스템 운영 과정에서 발생할 수 있는 법적 리스크를 사전에 점검하고 이용약관 변경 및 계약 해지 절차의 적법성 확보와 함께 계약서 버전·체결 이력 관리 등 전자적 증거보존 체계를 구축하여 향후 분쟁 가능성을 최소화할 수 있도록 지원하였습니다.

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