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법무법인 민후는 기업 고객사로부터 공공기관으로부터 업무 관련 자료제출 요청을 받은 상황에서 개인정보가 포함된 자료를 제출할 수 있는지, 자료제출에 응하지 않을 경우 법적 불이익이 있는지 및 담당자의 현장 방문 요청에 어느 범위까지 협조해야 하는지에 관한 법률자문을 제공하였습니다.

고객사가 받은 공문에는 자료제출 요청의 근거로 여러 법령 조항이 제시되어 있었으나, 고객사는 민간기업으로서 해당 규정들이 개인정보가 포함된 자료까지 제공할 수 있는 충분한 법적 근거가 되는지 확인할 필요가 있었습니다. 특히 공공기관의 조사·확인 업무에 협조해야 할 필요성과 개인정보 보호법상 개인정보를 적법하게 처리·제공해야 할 의무를 함께 고려해야 하는 사안이었습니다.

법무법인 민후는 먼저 공문에서 제시한 개별 법령의 조항과 개인정보 보호법상 개인정보의 목적 외 이용·제공 요건을 대조하여 자료제출의 법적 근거를 구체적으로 분석하였습니다. 공문에 기재된 각 규정의 적용대상과 내용, 민간기업에 대한 자료제출 요구 권한이 인정되는지를 검토한 결과, 해당 규정만으로는 개인정보 보호법에서 요구하는 개인정보 제공의 구체적인 법률상 근거가 충분히 확인되기 어렵다는 점을 검토하였습니다.

관련 대법원 판례도 함께 분석하였습니다. 민간기업이 개인정보가 포함된 자료를 수사기관 등에 임의로 제출한 사안에서 개인정보 보호법 위반 여부가 문제된 판례의 법리를 참고하여, 공공기관의 자료제출 요청이 있다는 사정만으로 개인정보가 포함된 자료를 곧바로 제공하기보다는 해당 요청에 개인정보 제공을 허용하는 구체적인 법적 근거가 존재하는지를 우선 확인할 필요가 있다는 점을 제시하였습니다.

자료제출 요구에 응하지 않을 경우 발생할 수 있는 법적 불이익도 별도로 검토하였습니다. 관련 법령의 벌칙 및 과태료 규정을 확인하여 해당 자료제출 요청에 불응했다는 사실 자체만으로 직접적인 제재가 부과되는지 여부와 사건이 다른 조사기관 등으로 이첩되는 간접적인 리스크를 구분하였습니다. 이에 전면적으로 자료제출을 거부하기보다는 개인정보 보호법상 제공 근거를 확인하면서 적절한 범위에서 협조하는 대응방안을 제안하였습니다.

또한 담당 조사관이 고객사의 사업장을 방문하여 자료 확인을 요청하는 경우에 대비하여 현장조사의 강제성 및 고객사가 부담하는 협조의무의 범위를 검토하였습니다. 민간기업을 대상으로 한 해당 현장 방문이 법적으로 강제할 수 있는 조사에 해당하는지를 살펴보고, 자발적으로 현장조사에 협조하더라도 개인정보가 포함된 자료를 그대로 제공하는 것은 별도의 개인정보 보호법상 문제가 발생할 수 있음을 안내하였습니다.

이에 실제 현장조사에 협조할 경우에는 개인정보를 포함하지 않는 범위에서 자료를 제공하거나 개인정보에 해당하는 부분을 가린 상태로 열람하도록 하는 등 필요한 보호조치를 취하는 방안을 제시하였습니다. 이를 통해 조사기관의 업무에는 가능한 범위에서 협조하면서도 불필요한 개인정보 제공으로 인한 법적 리스크를 최소화할 수 있도록 하였습니다.

법무법인 민후는 공공기관에 발송하는 서면 회신의 표현과 대응방식도 함께 검토하였습니다. 고객사가 자료제출을 단정적으로 거부하기보다는 현재 요청만으로는 개인정보 제공의 법적 근거를 확인하기 어렵다는 점을 설명하고, 구체적인 법적 근거를 문의하는 등 향후 협조 가능성을 열어두는 방향으로 대응하도록 하였습니다. 특히 작성된 회신이 향후 다른 조사절차에서 활용될 가능성도 고려하여 문언을 신중하게 구성할 필요가 있음을 안내하였습니다.

아울러 조사 대응 과정에서 신고자의 신원을 직접적으로 또는 간접적으로 특정할 수 있는 정보를 취급할 때 발생할 수 있는 별도의 법적 리스크도 점검하였습니다. 신고자의 인적사항이나 신고자임을 추정할 수 있는 사실의 공개 및 신고를 이유로 한 불이익조치에 관한 관련 규정을 확인하여, 자료제출 및 내부 대응 과정에서 신고자 보호 관련 규정도 함께 준수할 수 있도록 자문하였습니다.

다만 모든 자료제출 요구를 동일하게 볼 수 있는 것은 아니므로, 향후 별도의 법적 절차에 따라 구체적인 자료제출 권한이 인정되는 경우에는 불응에 따른 제재가 발생할 수 있다는 점도 구분하여 안내하였습니다. 따라서 공공기관의 자료 요청에 대응할 때에는 요청 주체만을 기준으로 판단할 것이 아니라 자료제출 요구의 구체적인 법적 근거와 절차 및 불응 시 제재규정의 존재 여부를 개별적으로 확인하도록 하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 공공기관으로부터 개인정보가 포함된 자료의 제출 및 현장 확인을 요청받은 상황에서 관련 법령상 자료제출 권한과 개인정보 제공의 적법성을 구분하여 검토하고, 불응 시 법적 리스크와 현장조사 대응범위, 개인정보 보호조치 및 서면 회신 방향까지 종합적으로 점검하여 조사에 적절히 대응하면서 개인정보 관련 법적 위험을 최소화할 수 있도록 법률자문을 제공하였습니다.

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