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고객사는 어린이집 대상 전자출결 및 안심 등·하원 알림서비스를 운영하는 정보통신 기업으로 신규 이용기관 대상 계약 체계 정비 및 서비스 이용료 변경 절차 개선과 관련하여 법률자문을 요청하였습니다.

법무법인 민후는 기존 전자출결 서비스 운영 과정에서 이용요금 변경에 대한 동의 절차와 권한 구조가 명확하지 않을 경우 향후 분쟁으로 이어질 가능성이 있다는 점에 주목하였습니다. 특히 담임교사 계정과 어린이집 대표자인 원장 계정의 권한이 명확히 구분되지 않은 상태에서 전자적 동의가 이루어질 경우, 실제 계약상 유효한 의사표시 여부가 문제될 수 있다는 점을 중심으로 검토를 진행하였습니다.

이에 따라 관리자계정을 통해서만 요금정책 변경 동의 또는 비동의가 가능하도록 하고 담임계정에서는 계약상 의사결정 기능이 노출되지 않도록 시스템 구조를 설계하는 방향의 의견을 제공하였습니다. 또한 시스템 오류로 담임계정에서 동의가 이루어진 경우에는 이를 유효한 계약상 의사표시로 보지 않는다는 점도 계약서에 명확히 반영하도록 검토 의견을 제시하였습니다.

아울러 서비스 이용료 변경 절차와 관련하여 단순 공지 방식만으로는 계약상 중요한 조건 변경에 대한 적법한 동의가 인정되기 어려울 수 있다는 점을 설명하였습니다. 이에 따라 변경 예정일 최소 3개월 이전 사전 고지, 변경 사유 및 전후 요금 비교 안내, 명시적 전자적 동의 절차 및 미동의 시 처리방안까지 포함한 구조로 계약 체계를 정비하는 방향의 의견을 제공하였습니다. 특히 이용기관이 변경 요금에 동의하지 않는 경우에도 즉시 계약이 종료되는 것이 아니라 일정한 유예기간과 별도 해지 절차를 거치도록 설계함으로써 이용기관 보호와 서비스 운영 안정성을 함께 고려할 필요가 있다는 의견도 함께 제시하였습니다.

또한 어린이집 전자출결 서비스 특성상 아동·보호자·교직원 개인정보가 지속적으로 처리되는 구조라는 점에 주목하여 개인정보처리 및 접근권한 체계에 대해서도 함께 검토를 진행하였습니다. 특히 관리자계정과 담임계정별 접근 권한을 최소화하고 계정 발급·변경·삭제 절차를 명확히 운영하며 개인정보 침해사고 발생 시 통지·복구·관계기관 신고 절차를 계약서상 구체적으로 반영할 필요가 있다는 방향의 의견을 제공하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 전자출결 서비스 운영 과정에서 발생할 수 있는 계약 해지 이후의 데이터 이전 및 백업 의무, 서비스 장애 대응, 개인정보보호 및 이용기관 민원 리스크 등 다양한 법적 쟁점을 종합적으로 검토하고 자동갱신 구조 및 장비 반환 체계까지 포함한 계약 및 운영 프로세스를 법령 및 실무에 부합하도록 정비할 수 있도록 자문하였습니다.

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