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법무법인 민후(現 법무법인(유한) 원)는 유명 여론조사 기업 고객사로부터 외부 기관이 보유한 개인정보를 제공받아 설문조사를 수행하는 과정에서 개인정보를 적법하게 처리할 수 있는 법적 근거와 운영방안에 관한 법률자문을 요청받았습니다. 특히 조사대상자의 연락처를 제공받아 조사 안내를 발송하는 방식과 관련하여, 기존에 검토된 법적 근거가 현재에도 유효한지와 보다 안정적인 개인정보 처리구조를 마련할 수 있는지를 검토하였습니다.

먼저 개인정보 보호법과 관련 판례를 바탕으로 조사대상자의 연락처가 개인정보에 해당하는지와 이를 다른 기관에 전달하는 행위의 법적 성격을 검토하였습니다. 개인정보의 ‘이용’과 ‘제3자 제공’은 구별되는 처리행위이므로, 개인정보를 보유한 기관이 조사 수행기관에 연락처를 이전하는 경우에는 그에 적합한 별도의 법적 근거가 필요한지를 살펴보았습니다.

또한 관계 법령에서 일정한 조사를 실시하거나 외부 전문기관에 조사업무를 맡길 수 있도록 규정하고 있더라도, 그러한 규정만으로 정보주체의 동의 없이 개인정보를 제3자에게 제공할 수 있는 근거까지 인정되는지를 검토하였습니다. 기존에 활용하던 법적 근거의 적용요건과 관련 기관의 법적 지위를 함께 살펴보고, 개인정보 제3자 제공의 근거로 활용하는 데 발생할 수 있는 법적 리스크를 분석하였습니다.

이에 개인정보를 단순히 제3자에게 제공하는 방식과 별도로, 개인정보를 보유한 기관이 조사 수행기관에 개인정보 처리업무를 위탁하는 구조로 설계할 수 있는지를 검토하였습니다. 개인정보 보호법상 업무위탁에 관한 법리를 토대로 위탁자와 수탁자의 관계, 조사 수행목적 및 개인정보 처리범위를 명확하게 설정하고, 필요한 개인정보 보호사항을 계약에 반영하는 방안을 제시하였습니다.

업무위탁 구조를 활용하기 어려운 경우 등을 고려하여 정보주체로부터 개인정보 제공에 관한 동의를 확보하는 방안도 함께 검토하였습니다. 개인정보를 제공받는 자와 이용목적, 제공되는 정보 및 보유기간 등 정보주체가 알아야 할 사항을 명확히 안내하고 동의를 받는 방식으로 개인정보 처리의 법적 안정성을 확보할 수 있도록 자문하였습니다.

아울러 실제 조사 수행 과정에서 발생할 수 있는 개인정보 보호 리스크를 줄이기 위해 필요한 최소한의 개인정보만 처리하고, 조사 종료 후 적절한 시점에 파기하며, 개인정보의 이용목적과 처리범위를 명확하게 관리하는 방안을 검토하였습니다. 개인정보를 제공받거나 위탁받는 과정의 법적 근거와 처리조건을 관련 계약 및 문서에 명확히 반영하고 필요한 안전성 확보조치를 마련할 필요성도 함께 안내하였습니다.

법무법인 민후(現 법무법인(유한) 원)는 이번 자문을 통해 고객사가 설문조사를 위해 외부 기관이 보유한 개인정보를 활용하는 과정에서 제3자 제공과 업무위탁을 구별하고, 적절한 개인정보 처리근거와 계약구조를 마련할 수 있도록 관련 법령과 판례를 검토하여 실무적인 개인정보 처리 및 리스크 관리방안을 제공하였습니다.

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