고객사는 내부 감사 과정에서 임직원 가족의 개인정보를 활용할 수 있는지 여부와 그 적법한 절차에 대해 법무법인 민후에 자문을 요청하였습니다.
법무법인 민후는 기존에 사용 중인 개인정보 수집·이용 동의서에 가족사항이 기재되어 있고 인사관리 및 범죄 예방 등 목적이 포함되어 있는 경우라면 임직원 가족의 기본정보를 활용하는 것은 가능하다고 검토하였습니다. 다만, 주소나 연락처 등 추가적인 개인정보는 기존 동의 범위를 벗어날 수 있으므로 가족 본인의 사전 동의를 별도로 받아야 한다고 조언하였습니다.
또한 회사가 이미 동의를 전제로 확보한 정보라면 동일한 개인정보처리자 내부에서의 부서 간 공유로 볼 수 있어 추가 동의가 필요하지 않을 수 있습니다. 그러나 가족에게 직접 연락하는 경우에는 수집 출처, 처리 목적, 권리 보장 등 필요한 사항을 고지하고 정보주체가 처리 중지를 요구할 경우 이를 존중해야 한다고 안내하였습니다.
법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 내부 감사 목적에서 임직원 가족 개인정보를 활용할 때 법적 리스크를 최소화하고, 합리적이고 투명한 절차를 마련할 수 있도록 실질적인 지침을 제공하였습니다.
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