본문바로가기

채용 개인정보처리방침, 글로벌 기업의 국외 이전·인재풀 동의 및 국내법 적합성 검토 법률자문 제공

[자문 핵심 요약]

  • 의뢰인: 글로벌 기업의 국내 사업을 운영하는 외국계 기업
  • 주요 쟁점: 해외 표준 채용 개인정보 처리방침의 국내법 적합성, 채용·입사·고용 단계별 개인정보 수집 근거, 계열사 제공과 국외 이전, 인재풀 선택동의 및 개인정보 보유기간
  • 자문 내용: 영문 개인정보 처리방침 검토·수정, 국내 개인정보 보호법에 따른 제3자 제공·처리위탁·국외 이전 조항 정비, 국문본과 영문 클린본 작성 및 개인정보 처리항목·보유기간 관련 별지 구성

글로벌 기업의 채용 개인정보 처리방침에 관한 법률자문

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 글로벌 기업의 국내 사업을 운영하는 외국계 기업으로부터 온라인 채용과 입사 및 고용관계 유지에 관한 개인정보 처리방침의 법률검토를 요청받았습니다.

의뢰기업은 해외 본사와 그룹 차원의 채용·인사관리 시스템을 활용하고 있었으며, 기존 개인정보 보호문서에는 해외 개인정보 보호법령을 기준으로 작성된 조항이 포함되어 있었습니다.

그러나 국내 지원자와 임직원의 개인정보를 처리하는 경우에는 대한민국 개인정보 보호법에 따른 수집·이용 근거와 동의절차, 제3자 제공 및 국외 이전 요건을 별도로 검토해야 합니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 기존 영문 개인정보 처리방침을 검토하여 국내법에 맞는 수정안을 작성하고, 영문 클린본과 국문본을 마련하였습니다.

채용·입사·고용 단계별 개인정보 수집 근거 구분

채용 단계에서 필요한 개인정보와 근로계약 체결 후 인사관리에 필요한 개인정보는 수집 목적과 법적 근거가 다를 수 있습니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 채용 지원, 입사절차 및 고용관계 유지 단계를 구분하여 개인정보 수집항목과 처리목적을 정비하였습니다.

채용 단계에서는 이력서, 자기소개서, 경력·자격정보 및 연락처 등을 검토하고, 근로계약 체결 이후에는 급여 지급과 법정 신고 등에 필요한 정보를 처리하도록 구분하였습니다.

특히 주민등록번호와 같은 고유식별정보는 법령상 구체적인 처리 근거가 있는 경우에 한하여 수집하도록 검토하였습니다.

또한 채용에 필수적이지 않은 개인정보의 제공을 거부하더라도 그 이유만으로 채용절차에서 불이익을 받지 않도록 관련 내용을 명시하였습니다.

해외 계열사에 대한 개인정보 제3자 제공과 처리위탁 검토

글로벌 기업은 그룹 차원의 인사시스템을 운영하면서 여러 국가의 계열사와 지원자 및 임직원 정보를 공유할 수 있습니다.

그러나 동일한 기업집단에 속한다는 이유만으로 개인정보의 이전과 공유가 모두 동일한 법률관계로 취급되는 것은 아닙니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 해외 계열사가 자체적인 채용 목적을 위해 지원자 정보를 제공받는 경우와 그룹 내 인사시스템을 운영·지원하기 위해 개인정보를 처리하는 경우를 구분하였습니다.

이를 통해 독립적인 채용 목적의 제3자 제공과 시스템 운영을 위한 개인정보 처리위탁의 차이를 명확히 하였습니다.

또한 처리위탁 업무의 범위, 수탁자의 안전조치 및 위탁자에 의한 관리·감독 등에 관한 내용을 개인정보 처리방침에 반영하였습니다.

채용정보 국외 이전에 필요한 고지·동의절차 검토

해외 본사나 외국 소재 인사시스템을 활용하는 경우 국내 지원자와 임직원의 개인정보가 국외로 이전될 수 있습니다.

이때 국외 이전의 목적과 법률상 유형에 따라 동의 여부 및 정보주체에게 알려야 하는 사항이 달라질 수 있습니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 해외 계열사에 대한 제3자 제공과 국외 처리위탁·보관을 구분하여 적용할 법적 요건을 검토하였습니다.

특히 이전받는 자, 이전 국가와 방법, 이전되는 개인정보 항목, 이용 목적 및 보유기간 등을 명시하도록 국외 이전 관련 조항을 정비하였습니다.

또한 이전받는 자와 처리목적 등을 정리할 수 있도록 별도의 국외 이전 및 처리위탁 현황표를 마련하였습니다.

인재풀 등록과 해외 채용담당자 열람 범위 검토

글로벌 채용시스템에서는 특정 채용공고에 지원한 사람의 정보를 향후 다른 채용에서도 활용하는 인재풀 기능을 운영할 수 있습니다.

그러나 현재 지원한 직무의 채용심사를 위한 개인정보 처리와 향후 채용기회 안내 및 다른 계열사와의 공유는 구분하여 검토해야 합니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 인재풀 등록과 그룹 내 채용정보 공유에 대하여 별도의 명시적인 선택동의를 받도록 관련 내용을 정비하였습니다.

특히 지원자 프로필의 기본 공개범위를 비공개로 설정하고, 지원자가 적극적으로 선택한 경우에만 해외 채용담당자에게 공개되도록 하는 구조를 반영하였습니다.

또한 선택적인 인재풀 등록이나 계열사 제공에 동의하지 않았다는 이유만으로 현재 지원한 직무의 채용심사에 불이익이 발생하지 않도록 하였습니다.

개인정보 보유기간과 파기절차 정비

채용 과정에서 수집한 개인정보를 채용 종료 후에도 일률적으로 보관하는 것은 보유 목적과 법적 근거에 따라 문제가 될 수 있습니다.

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 채용절차가 종료된 지원자의 개인정보와 근로계약이 체결된 임직원의 인사·급여정보를 구분하여 보유기간을 검토하였습니다.

채용되지 않은 지원자의 정보는 관련 법령상 반환·보존 요건을 고려하여 처리하고, 별도로 인재풀 등록에 동의한 경우에는 동의받은 기간을 기준으로 보관하도록 정비하였습니다.

근로계약서, 임금대장 및 세무 관련 자료 등은 관계 법령상 보존의무를 고려하여 항목별 보유기간을 구분하였습니다.

아울러 정보주체의 열람·정정·삭제, 동의 철회 및 처리정지 요구에 관한 절차와 개인정보 파기방법을 문서에 반영하였습니다.

국내 개인정보 보호법에 따른 채용정보 보호체계 정비

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 기존 해외 표준 개인정보 보호문서의 국내 적용 가능성을 검토하면서 개인정보 보호책임자 안내, 안전성 확보조치 및 정보주체의 권리행사 절차도 함께 정비하였습니다.

특히 개인정보 수집·이용, 선택항목, 제3자 제공, 국외 이전, 인재풀 등록 및 민감정보·고유식별정보 처리에 관한 동의사항을 구분하도록 수정하였습니다.

또한 국외 이전 현황과 개인정보 항목별 보유기간을 별지로 구성하여, 실제 인사시스템 운영정보를 반영할 수 있는 문서 구조를 마련하였습니다.

이번 자문을 통해 의뢰기업의 채용·인사관리 과정에 적용할 영문 개인정보 처리방침 수정안, 영문 클린본 및 국문본을 제공하였습니다.

채용 개인정보 처리방침 법률자문의 의의

법무법인 민후(現 법무법인 원)는 이번 자문에서 해외 표준 개인정보 보호기준과 국내 개인정보 보호법령의 차이를 검토하고, 글로벌 인사시스템을 활용하는 기업에 필요한 채용 개인정보 처리체계를 정비하였습니다.

특히 채용 단계별 수집 목적과 법적 근거, 계열사 제공과 처리위탁, 국외 이전 및 인재풀 선택동의를 구분하여 개인정보 처리방침의 수정안을 작성하였습니다.

이번 사례는 글로벌 기업이 국내에서 온라인 채용과 인사관리 업무를 운영할 때 해외 개인정보 보호문서를 단순 번역하는 데 그치지 않고, 국내 법령과 실제 데이터 흐름을 기준으로 개인정보 처리방침을 별도로 검토해야 한다는 점에서 의미가 있습니다.

자주 묻는 질문(Q&A)

Q. 해외 본사의 채용 개인정보 처리방침을 국내 법인에서도 그대로 사용할 수 있나요?

해외 개인정보 보호법령을 기준으로 작성된 문서를 국내에 그대로 적용하는 것은 적절하지 않을 수 있습니다. 국내 개인정보 보호법에 따른 수집·이용 근거, 동의 방식, 제3자 제공, 국외 이전 및 보유기간을 별도로 검토해야 합니다.

Q. 글로벌 기업이 지원자 정보를 해외 계열사와 공유하려면 반드시 별도 동의가 필요한가요?

해외 계열사가 독립적인 채용 목적으로 개인정보를 제공받는 경우에는 제3자 제공 및 국외 이전 관련 법적 요건을 검토해야 합니다. 반면 단순한 시스템 운영을 위한 처리위탁은 다른 법적 요건이 적용될 수 있으므로 정보의 실제 처리목적과 관계를 구분해야 합니다.

Q. 채용이 종료된 지원자의 정보를 향후 채용을 위해 계속 보관할 수 있나요?

별도의 적법한 처리 근거 없이 무기한 보관하는 것은 적절하지 않습니다. 향후 채용을 위한 인재풀 등록은 현재 채용심사와 구분하고, 해당 목적과 보유기간을 안내한 후 필요한 동의를 받는 방식 등을 검토해야 합니다.

관련 법조문

  • 개인정보 보호법 제15조: 개인정보의 수집·이용
  • 개인정보 보호법 제16조: 개인정보의 수집 제한
  • 개인정보 보호법 제17조: 개인정보의 제공
  • 개인정보 보호법 제22조: 동의를 받는 방법
  • 개인정보 보호법 제23조: 민감정보의 처리 제한
  • 개인정보 보호법 제24조: 고유식별정보의 처리 제한
  • 개인정보 보호법 제26조: 업무위탁에 따른 개인정보의 처리 제한
  • 개인정보 보호법 제28조의8: 개인정보의 국외 이전
  • 개인정보 보호법 제29조: 안전조치의무
  • 개인정보 보호법 제30조: 개인정보 처리방침의 수립 및 공개

관련 업무분야

기업자문 / 개인정보 / 정보보안 / 노동 / 계약서

최근 유사 업무사례
더보기 +