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법무법인 민후는 온라인 플랫폼 서비스를 운영하는 기업 고객사로부터 회원 탈퇴 이후 서비스 이용 과정에서 생성된 기록을 계속 보관할 수 있는지와 서비스 신청 과정에서 수집한 개인정보를 업무 종료 후 일정 기간 보관할 수 있는지에 관한 추가 법률자문을 요청받았습니다. 특히 서비스 이용자 사이의 분쟁 대응과 이용 편의 등을 위해 일정한 기록을 유지할 실무상 필요가 있는 상황에서, 개인정보 보호법상 허용되는 보관범위와 필요한 절차를 검토하였습니다.

법무법인 민후는 먼저 회원 탈퇴 이후에도 서비스 이용 과정에서 생성된 대화기록 등을 보관할 수 있는지를 검토하였습니다. 개인정보 보호법상 개인정보는 보유기간이 경과하거나 처리 목적이 달성되어 불필요하게 된 경우 원칙적으로 파기해야 하므로, 회원 탈퇴로 기존 서비스 제공을 위한 개인정보 처리 목적이 종료된 경우에는 별도의 적법한 보관 근거가 있는지를 확인해야 한다고 판단하였습니다.

이에 따라 단순히 상대 이용자에게 과거 대화내용을 계속 제공하거나 분쟁 발생 가능성에 대비한다는 이유만으로 탈퇴자의 기록을 일률적으로 장기간 유지하기보다는, 보관 목적과 필요성을 구체적으로 설정하고 이에 적합한 법적 근거를 갖추는 것이 중요하다는 점을 검토하였습니다. 보관기간을 연장하고자 하는 경우에도 그 필요성을 문서화하고 목적 달성에 필요한 합리적인 기간을 설정한 뒤, 개인정보처리방침과 동의 화면 등에서 이를 사전에 명확하게 안내할 필요가 있음을 자문하였습니다.

또한 법무법인 민후는 탈퇴 후 이용기록의 보관근거를 마련하기 위해 다른 법령상 기록 보존의무나 개인정보의 가명·익명처리 방식을 활용할 수 있는지도 추가적으로 검토하였습니다. 서비스의 구체적인 거래구조와 개인정보 처리목적을 기준으로 관련 법령의 기록 보존규정을 그대로 적용할 수 있는지를 분석하고, 가명처리의 법정 활용목적과 재식별 제한, 익명처리 이후 정보의 활용 가능성 등을 함께 검토하였습니다. 그 결과 단순한 기술적 처리만으로 기존 개인정보의 보관근거를 대체하기보다는 서비스 구조에 적합한 별도의 처리근거를 마련하는 것이 필요하다고 판단하였습니다.

이에 회원 탈퇴 이후에도 일정 기간 관련 기록을 유지할 실질적인 필요가 있다면 회원가입 또는 서비스 이용 과정에서 보관 목적과 기간을 구체적으로 고지하고 선택적인 별도 동의를 받는 방식을 검토하도록 하였습니다. 이를 통해 서비스 운영상 필요한 기록 보관과 이용자의 개인정보 자기결정권을 함께 고려할 수 있도록 개인정보 처리구조를 정비하는 방향을 제시하였습니다.

아울러 특정 서비스 신청 과정에서 수집되는 개인정보의 업무 종료 이후 보관·파기 기준도 함께 검토하였습니다. 해당 개인정보는 원칙적으로 수집 목적이 달성된 이후 파기해야 하지만, 서비스 이용 이후 발생할 수 있는 분쟁에 대응하는 등 별도의 필요성이 인정되는 경우에는 그 목적에 맞는 적법한 처리근거와 구체적인 보관기간을 별도로 설정할 필요가 있음을 확인하였습니다.

법무법인 민후는 이러한 검토 결과가 실제 서비스 운영에 반영될 수 있도록 이용자에게 제공되는 개인정보 동의 문구와 개인정보처리방침 및 이용약관의 수정방안까지 구체적으로 마련하였습니다. 개인정보가 어떠한 목적으로 언제까지 보관되는지를 이용자가 명확하게 알 수 있도록 안내체계를 정비하고, 업무 종료 후 별도의 목적으로 일정 기간 보관할 필요가 있는 경우에는 해당 목적과 기간을 명시하고 필요한 동의를 별도로 받을 수 있도록 관련 문서를 정비하였습니다.

법무법인 민후는 이번 자문을 통해 고객사가 온라인 플랫폼 운영 과정에서 회원 탈퇴 및 개별 서비스 종료 후 개인정보와 이용기록을 어느 범위까지 보관할 수 있는지를 개인정보 보호법에 따라 점검하고, 운영상 필요한 정보의 보관 목적·기간과 적법한 처리근거를 구체화하는 한편, 실제 개인정보 동의 문구·개인정보처리방침·이용약관까지 정비하여 개인정보 처리체계를 안정적으로 운영할 수 있도록 법률자문을 제공하였습니다.

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